Tạo mới đơn hàng
Hệ thống cho phép người dùng tạo đơn hàng mới bằng 2 cách sau đây:
Tạo đơn hàng mới bằng cách thủ công (chi tiết ở mục A)
Tạo mới đơn hàng bằng Excel (chi tiết ở mục B)
A. TẠO MỚI ĐƠN HÀNG THỦ CÔNG
Bên trái thanh menu, chọn module Đơn hàng, phía bên phải màn hình, người dùng sẽ thấy nút "+ Tạo mới", chọn "Tạo đơn hàng thủ công".
Một cửa sổ pop-up hiện ra để người dùng điền các thông tin cho đơn hàng mới. Hệ thống sẽ tự động lưu dữ liệu vừa điền vào bộ nhớ tạm.
Khi người dùng đã cập nhật thành công tất cả những thông tin cần thiết và click "Tiếp tục", hệ thống sẽ chuyển đến trang "Tạo mới đơn hàng". Cửa sổ mới sẽ bao gồm 3 trường thông tin quan trọng:
a) Thông tin khách hàng: hiển thị các thông tin về khách hàng mà người dùng vừa nhập trước đó để tạo đơn hàng. Các thông tin này mặc định sẽ được ẩn.
Người dùng nếu muốn chỉnh sửa thông tin thì click vào nút "Chỉnh sửa".
Nếu người dùng đã chỉnh sửa thông tin và nhấn "Tiếp tục", hệ thống sẽ tái cập nhật thông tin trong trường "Thông tin vận chuyển" và "Chi tiết vận chuyển".
Nút "Chỉnh sửa" sẽ bị ẩn nếu người dùng đã lưu đơn hàng.
b) Thông tin vận chuyển: Hiển thị các thông tin tổng quát của đơn hàng, bao gồm: mã đơn hàng, ngày gửi yêu cầu, đơn vị tiền tệ - là các trường bắt buộc người dùng không được phép bỏ trống. Ngoài ra, tự động tạo mã và ghi chú là hai trường không bắt buộc.
c) Chi tiết vận chuyển: Cập nhật thông tin về địa điểm và hàng hóa của đơn hàng. Một đơn hàng có thể có nhiều chi tiết vận chuyển. Mỗi chi tiết vận chuyển bao gồm 1 điểm giao, 1 điểm nhận và (nhiều) hàng hóa, cụ thể như sau:
Điểm nhận:
Loại địa điểm bao gồm: Danh mục điểm, Nhà phân phối, Cảng. Người dùng chỉ được chọn 1 trong 3 loại địa điểm trên.
Tên điểm nhận: Hiển thị một danh sách thả xuống bao gồm tất cả các địa điểm theo loại địa điểm và khách hàng đã chọn.
Thêm mới điểm: Hệ thống cho phép người dùng thêm các địa điểm mới trong master data của khách hàng (Mô tả trong phần Tạo nhanh master data)
Thời gian yêu cầu nhận hàng: Hệ thống mặc định lựa chọn thời điểm hiện tại.
Dịch vụ kèm theo: Click vào mũi tên thả xuống để mở phương thức Thu hộ (COD)
COD: Chọn COD và cập nhật Lượng tiền. Người dùng chỉ có 2 phương án: Người gửi trả tiền tại điểm nhận hoặc người nhận trả tiền tại điểm giao.
Điểm giao:
Loại địa điểm bao gồm: Danh mục điểm, Nhà phân phối, Cảng. Người dùng chỉ được chọn 1 trong 3 loại địa điểm trên.
Tên điểm giao: Hiển thị một danh sách thả xuống bao gồm tất cả các địa điểm theo loại địa điểm và khách hàng đã chọn.
Thêm mới điểm: Hệ thống cho phép người dùng thêm các địa điểm mới trong master data của khách hàng (Mô tả trong phần Tạo nhanh master data)
Thời gian yêu cầu giao hàng: Hệ thống mặc định lựa chọn thời điểm hiện tại + 4 giờ.
Dịch vụ kèm theo: Click vào mũi tên thả xuống để mở phương thức thu tiền mặt khi nhận hàng (COD).
COD: Chọn COD và cập nhật Lượng tiền. Người dùng chỉ có 2 phương án: Người gửi trả tiền tại điểm nhận hoặc người nhận trả tiền tại điểm giao
Thêm hàng hóa: Thêm một hoặc nhiều hàng hóa cho mỗi chi tiết vận chuyển.
Nút "+ Thêm thông tin hàng hóa":
Nút xóa hàng hóa: chỉ khả dụng khi có nhiều hơn 1 nhóm hàng hóa trong chi tiết vận chuyển (người dùng không thể xóa hàng hóa khi chỉ có một nhóm hàng hóa trong đơn hàng).
Nhóm hàng hóa: Danh sách thả xuống của các nhóm hàng hóa được thiết lập trong master data.
Thêm mới nhóm hàng hóa: cho phép người dùng thêm nhóm hàng hóa mới trong master data của khách hàng (Mô tả trong phần Tạo nhanh master data)
Hàng hóa: Danh sách thả xuống của các hàng hóa được thiết lập trong master data.
Thêm mới hàng hóa: cho phép người dùng thêm hàng hóa mới trong master data của khách hàng (Mô tả trong phần Tạo nhanh master data)
Số lượng
Số tấn
Số khối
Đối với các đơn hàng LTL, người dùng phải điền vào các thông số trong các trường được tô đỏ, những trường còn lại không bắt buộc điền.
Đối với các đơn hàng FTL, người dùng bắt buộc phải điền vào ít nhất 1 trong 3 trường Số lượng/ Số tấn/ Số khối.
Chức năng "+ Thêm chi tiết vận chuyển": Cho phép người tạo có thể thêm một hoặc nhiều chi tiết vận chuyển khác trong cùng một đơn hàng.
Click vào công cụ "+ Thêm chi tiết vận chuyển" ở cuối trang:
Sau khi update tất cả các chi tiết đơn hàng, nhấn "Lưu" để xác nhận tạo đơn hàng mới. Sau khi đơn hàng mới được tạo, nút "Gửi điều phối" và nút "Xóa" sẽ được hiển thị.
Gửi điều phối: Khi nhấn vào chức năng này, đơn hàng sẽ được chuyển cho module Điều phối. Sau khi đã click chọn thành công, công cụ "Gửi điều phối" sẽ bị ẩn đi trên màn hình.
Xóa: Khi nhấn vào chức năng này, hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ pop-up cho người dùng để xác nhận. Khi người dùng click "OK", hệ thống sẽ xóa đơn hàng. Lưu ý: chỉ có thể xóa những đơn hàng có trạng thái "Mới" hoặc "Đã hoàn trả".
B. TẠO MỚI ĐƠN HÀNG BẰNG EXCEL:
Hệ thống cho phép người dùng có thể tải lên file excel để tạo đơn hàng mới với số lượng dòng tối đa lên đến 10.000 dòng.
Tuy nhiên, nếu file excel tải lên có nhiều hơn một trang tính (tab), hệ thống chỉ sử dụng dữ liệu nằm trong trang tính đầu tiên.
Khách hàng cũng có thể nhập trực tiếp dữ liệu vào trang tính excel trực tuyến trên hệ thống.
Các thao tác sẽ được diễn ra như sau:
Bước 1: Click chọn công cụ "+ Tạo mới" và chức năng "Tạo đơn hàng Excel". Sau đó, một cửa sổ pop-up thể hiện danh sách các template khả dụng sẽ xuất hiện, người dùng tiến hành tick chọn template phù hợp và click "Chọn". Hệ thống sẽ tự động chuyển sang màn hình excel online ứng với tên template đã chọn.
Bước 2: Click vào nút "Upload" để tải các tệp excel khả dụng từ máy hoặc trực tiếp nhập thông tin vào trang excel online.
Bước 3: Click vào nút "Kiểm tra", hệ thống sẽ tự động kiểm tra và đưa ra kết quả data được nhập thành công hay thất bại.
Nếu tất cả các đơn hàng không có bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ lưu và hiển thị danh sách đơn hàng đã được lưu trong cửa sổ pop-up:
Nếu người dùng click chọn "Gửi điều phối", danh sách đơn hàng sẽ được chuyển tới module Điều phối.
Nếu người dùng click "Đóng", hệ thống sẽ đóng cửa sổ pop-up danh sách các đơn hàng đã lưu.
Đối với những template được thiết lập "Tự động gửi điều phối", khi hệ thống xác nhận rằng tất cả các đơn hàng được tải lên là hợp lệ sẽ tự động gửi đến module Điều phối mà không hiển thị cửa sổ pop-up danh sách các đơn hàng đã lưu.
Đối với những đơn hàng bị lỗi, hệ thống sẽ hiển thị màn hình excel và thêm vào một cột "Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu". Cột này sẽ báo lỗi tương ứng với từng dòng đơn hàng và người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp những đơn hàng chưa hợp lệ, sau đó click chọn "Kiểm tra".
Last updated