Tạo mới hợp đồng khách hàng

Người dùng có thể tạo mới hợp đồng khách hàng trong Module Thiết lập > Thanh toán > Hợp đồng khách hàng thông qua các bước sau:

Bước 1: Người dùng click chọn vào công cụ "+ Tạo mới" ở góc phải màn hình, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Người dùng tiến hành cung cấp các thông tin được yêu cầu trong màn hình Thông tin chung, bao gồm: Khách hàng (*), Loại hình vận chuyển (*), Loại hợp đồng (*), Mã hợp đồng (*), Tên hợp đồng (*), Ngày tính giá (*), Ngày hiệu lực (*), Ngày hết hạn (*), Đơn vị tiền tệ (*), Người ký, Ngày ký.

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu (*) là các trường bắt buộc.

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn "Lưu" để hệ thống cập nhật thông tin về hợp đồng vừa tạo.

Bước 2: Sau khi hợp đồng vừa được khởi tạo thành công, hệ thống sẽ chuyển sang cửa sổ "Thiết lập cách tính giá", người dùng tiến hành lựa chọn cách tính giá cho hợp đồng và nhấn "Lưu". Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các cấu trúc dữ liệu mẫu tùy thuộc vào cách tính giá mà người dùng vừa lựa chọn.

Lưu ý: Nếu ở phần Thông tin chung, người dùng chọn loại hình vận chuyển là LTL, ở cửa sổ Thiết lập cách tính giá sẽ xuất hiện trường thông tin Loại sản lượng tính giá để người dùng khai báo thông tin.

Bước 3: Sau khi đã thiết lập cách tính giá thành công, công cụ "+ Thêm phụ lục" sẽ xuất hiện ở cột menu phía bên trái màn hình. Người dùng tiến hành truy cập vào và điền các thông tin cần thiết, bao gồm: Mã phụ lục (*), Tên phụ lục (*), Loại phụ lục (*), Ngày hiệu lực (*), Ngày hết hạn (*), Ghi chú.

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu (*) là các trường bắt buộc.

Ngày hiệu lực và Ngày hết hạn trong Phụ lục bắt buộc phải nằm trong khoảng thời gian tính từ ngày hiệu lực đến ngày hết hạn của Hợp đồng. Nếu người dùng vi phạm ràng buộc, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi.

Sau khi điền các thông tin của Phụ lục, tiến hành chọn "Lưu" để cập nhật dữ liệu.

Lưu ý: Người dùng cũng có thể tạo nhiều Phụ lục cho hợp đồng lần lượt hoặc xóa phụ lục vừa tạo. Sau khi mỗi phụ lục được tạo thành công, bên cạnh thanh phụ lục ở menu bên trái sẽ xuất hiện biểu tượng "..." để người dùng click chọn "Thêm phụ lục" hoặc "Xóa phụ lục".

Bước 4: Sau khi Phụ lục được tạo mới thành công, công cụ "+ Thêm bảng giá" sẽ xuất hiện ngay dưới mục Phụ lục ở thanh menu bên trái, người dùng tiến hành điền các thông tin cần thiết trong Bảng giá, bao gồm: Mã bảng giá (*), Tên bảng giá (*), Ngày hiệu lực (*), Loại đơn hàng áp dụng (*).

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu (*) là các trường bắt buộc.

Bước 5: Sau khi điền đầy đủ thông tin và nhấn "Lưu", hệ thống sẽ chuyển sang cửa sổ Chi tiết bảng giá với các dữ liệu đã được đồng bộ từ thông tin khách hàng và hợp đồng để người dùng kiểm tra và thiết lập, bao gồm:

• Cách tính giá (Đã ẩn chức năng chỉnh sửa): là cách tính giá được thiết lập trong hợp đồng.

• Cung đường: Click chọn "Thiết lập", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ pop-up để người dùng thêm các cung đường cho bảng giá. Người dùng có thể click "+ Tạo mới" và điền các thông tin cần thiết để thiết lập cung đường, hoặc click chọn "Upload" để thiết lập nhiều cung đường bằng file Excel.

  • Lưu ý: Nếu người dùng thiết lập nhiều phụ lục và phần cung đường bị trùng lặp ở các bảng giá, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi.

• Nhóm hàng: Click chọn "Thiết lập", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ pop-up để người dùng tạo mới nhóm hàng và tạo mới hàng hóa. Tiến hành điền các thông tin cần thiết để thiết lập nhóm hàng, sau đó click chọn "Lưu nhóm hàng".

Sau khi nhóm hàng được khởi tạo thành công, người dùng có thể click chọn công cụ "+ Thêm hàng hóa", điền các thông tin bắt buộc và nhấn "Lưu" để thêm các hàng hóa vào danh sách.

• Bậc thang sản lượng: Click chọn "Thiết lập", hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ pop-up để người dùng thêm mới bậc thang sản lượng. Tiến hành click chọn "+ Tạo mới" và điền các thông tin cần thiết để thiết lập, sau đó click chọn "Lưu" và kết thúc.

Sau khi đã thiết lập đầy đủ các thông tin, các trường thông tin trong phần Chi tiết bảng giá sẽ tự động được tổng hợp và hiển thị. Người dùng tiến hành nhập giá cho các cung đường và nhấn "Lưu" để hoàn tất quy trình.